Avantages et inconvénients de la rédaction d’un compte rendu sans enregistrement

Vous souhaitez externaliser la rédaction de vos procès-verbaux de séance. Vous avez contacté un ou plusieurs prestataires, mais vous hésitez entre recourir à l’enregistrement des réunions et la simple prise de note ? Petit comparatif des avantages et inconvénients des prestations sans enregistrement.

Si vous n’avez pas l’habitude de recourir à ce type de prestation, vous trouverez ci-dessous un rappel de leur déroulement, puis une présentation des avantages des différentes méthodes.

Comment travaille l’entreprise de rédaction ?

En ce qui nous concerne, chez Codexa, nous envoyons la majeure partie du temps un rédacteur dans l’entreprise de notre client le jour de la réunion. Durant la séance, celui-ci prend des notes qui lui serviront à correctement attribuer les interventions de chacun des participants et à rédiger un document de qualité. En parallèle, il enregistre les débats, ce qui permet :

  • au rédacteur, de bénéficier d’un support pour rédiger le contenu le plus proche de ce qui s’est dit en séance
  • à vous, de vérifier un détail ou un autre le cas échéant.

Deux autres types de prestations sont possibles pour votre procès-verbal :

  • une rédaction à partir d’un enregistrement que vous aurez réalisé vous-même
  • une rédaction à partir d’une simple prise de notes, sans enregistrement

Les avantages de la prestation SANS enregistrement

  • Certaines entreprises craignent fortement un risque de fuite de données sensibles lorsque les débats sont enregistrés. L’absence d’enregistreur leur permet de garder un certain contrôle.
  • La présence de micros ou le fait de se savoir enregistré peut aussi perturber certains participants ou les amener à s’autocensurer. Cela peut nuire à la qualité des débats.

Les avantages de la prestation AVEC enregistrement

En comparaison, les avantages de la rédaction avec enregistrement sont multiples :

  • Le coût : ces prestations sont moins coûteuses que sans enregistrement, pour des longueurs de document identiques. En effet, les prestations sans enregistrement nécessitent des rédacteurs plus expérimentés
  • Le « format » : l’enregistrement permet la rédaction de documents plus longs pour une même durée (nous rédigeons du format très court au format intégral), avec la présence d’informations plus détaillées
  • La possibilité d’enregistrer vous-même et de déléguer la rédaction : moindre efficacité (délai, qualité) qu’avec un rédacteur sur place, mais coût bien plus réduit et plus de confort (vous n’avez pas à organiser l’accueil d’un rédacteur pour chaque nouvelle séance)
  • L’autonomie du rédacteur : sur place, en séance, le rédacteur évaluera les informations dont il a besoin pour rédiger un document plus pertinent, comme le support de présentation. Il ou elle peut directement s’adresser à vous, après la réunion. A contrario, en cas de prestation sans enregistrement, il sera souvent nécessaire de fournir au rédacteur certains documents pour qu’il puisse récupérer les données chiffrées. En effet, il n’aura pas le temps de tout noter en séance
  • La possibilité pour vous de vérifier certaines interventions en réécoutant les enregistrements.

À propos de la confidentialité

Tous les prestataires de rédaction sérieux ont des clauses de confidentialité très strictes dans leur contrat, qui les engagent juridiquement quant à la préservation des données de votre entreprise.

Lien entre société et rédacteur, gestion des données, engagements de confidentialité… N’hésitez pas à vous faire expliquer ces clauses par votre prestataire. Questionnez-le également sur sa politique en matière de transmission et de conservation des enregistrements, ou encore sur le personnel qu’il emploie.

Comment sélectionner un prestataire de rédaction ?

Conclusion

La plupart du temps, il sera plus avantageux pour vous d’avoir recours à une prestation avec enregistrement. Vous aurez ainsi plus de flexibilité, des documents plus précis et vous diminuerez vos coûts.

Si vos exigences de confidentialité imposent le recours à une prestation sans enregistrement, sachez que nous avons l’habitude de ce type de mission. Avec ou sans enregistrement, nous pouvons répondre à tous vos besoins en matière de rédaction de comptes rendus et de procès-verbaux.

Déléguez la rédaction de vos PV de CE

Et si vous consacriez vos heures de délégation au dialogue social, plutôt qu’à la rédaction de vos procès-verbaux ? C’est possible : confiez cette tâche à des rédacteurs professionnels.

 

Codexa, spécialiste de la rédaction de comptes rendus de réunion depuis 10 ans, rédige pour vous compte rendu intégral ou synthèse.

 

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François P
François P
Rédacteur de comptes rendus expérimenté pour Codexa, société spécialiste de la rédaction de comptes rendus de réunions professionnelles depuis 2007.Découvrez nos prestations.

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